Всесвітній день управління інформацією

Що це за подія?

Всесвітній день управління інформацією відзначається на міжнародному рівні та проводиться щороку в третій четвер лютого.

Що таке управління інформацією?

Управління інформацією – це інтеграція різних технологій, організаційних практик та людської діяльності з метою оптимізації використання і цінності інформації (інформаційного капіталу) та управління її розподілом шляхом мінімізації витрат та можливих ризиків. Його мета –  підвищити обізнаність громадськості щодо основних принципів управління інформацією. Працівники, що відповідають за обіг інформації на підприємстві мають знати, як створювати, зберігати, керувати та знищувати документи. Завдяки сучасним технологіям пропонуються програмні рішення для підприємств різної величини та сфери діяльності. Координацією та організацією свята займаються Американська асоціація управління інформацією в галузі охорони здоров’я та профільні організації, які займаються документообігом у медичній сфері та оперують даними про стан здоров’я пацієнтів, що дозволяє надати необхідну своєчасну медичну допомогу.

Цілісний підхід до організації, управління, захисту всієї інформації забезпечує:

• Повний доступ до потрібної інформації у будь-який час з боку працівників підприємства.
• Доступність та надійність даних, до яких може отримати доступ будь-який працівник організації.
• Інформація зберігається належним чином і відповідно до потреб.

Сучасні рішення охоплюють різноманітні види інформації, у тому числі: фізичні документи, структуровані та неструктуровані дані, різноманітні файли, відео та аудіо записи, листи електронної пошти тощо.

Як виникла ідея відзначати Всесвітній день управління інформацією?

Управління інформацію – це важлива діяльність, яка передбачує створення, збереження та керування документацією. Сьогодні документи представлені фізично – це друковані папери з важливою інформацією та у вигляді цифрових файлів, баз даних, програмного забезпечення тощо. Життєвий цикл кожного документу починається його створенням та використанням та закінчується виключенням з обігу.  

Стрімкий розвиток технологій вплинув не тільки на форму документів, але й на швидкість їх створення. У той самий час вимоги до нормативних актів значно зросли, тому традиційні інструменти документообігу вже не в змозі впоратися з керуванням даними. Завдяки чому з’явилася нова всебічна платформа, що забезпечує управління інформацією в реаліях сучасності.

Сучасне управління інформацією виходить далеко за межі створення та керування даними. Воно також включає конфіденційність, контроль доступу, кібербезпеку, зручність подання інформації для користувачів та інші аспекти, що стали невіддільними у сучасних рішеннях.

Таким чином, сфера управління інформацією перетворилася на величезний комплекс рішень, важливих для планування роботи організацій різної величини та юрисдикції. Сучасні платформи управління інформацією забезпечують застосування цих рішень до різних сховищ даних та документів.

У Сполучених Штатах Америки галузь управління інформацією отримала офіційне визнання в листопаді 2011 року. Саме тоді чинний президент США Барак Обама видав розпорядження, згідно з яким всі процеси управління документообігом в уряді були переглянуті та просунуті для повнішого охоплення та розв’язання поточних питань.

Галузь управління інформацією стала стрімко зростати. Організації стали частіше використовувати у своїй діяльності системи управління даними. А в 2012 році цій темі була присвячена щорічна міжнародна конференція Асоціації менеджерів та адміністраторів записів (Association of Records Managers & Administrators, ARMA).

Сьогодні багато діловодів та менеджерів з діловодства володіють знаннями про управління інформацією на досить високому рівні. Проте багато працівників про цю галузь знають небагато. Саме для підвищення цієї обізнаності в 2013 році була заснована дата святкування Всесвітнього дня управління інформацією.

Як відзначати Всесвітній день управління інформацією?

Мета Всесвітнього дня управління інформацією – поширення знань про те, наскільки важливою є галузь управління інформацією серед фахівців та широкого кола людей. Пропагуються основні засади цієї сфери. Керівники малих та великих компаній мають змогу зрозуміти, що використання платформи управління інформацією у бізнес-процесах, дає можливість підвищити якість управління та захисту важливих корпоративних даних.

За різноманітні урочисті заходи, пов’язані зі святкуванням Всесвітнього дня управління інформацією, відповідають організації, для яких інформація та управління нею – не пусті слова, а професійна діяльність.

В цей день проводяться масштабні медіакампанії, курси, семінари, тренінги для представників малого та великого бізнесу. На цих заняттях присутні дізнаються не тільки про важливість управління інформацією, а про можливості ефективної організації цього процесу за допомогою сучасних методів.

Чому важлива ця подія? 

Кожен може відзначити цей день з користю для себе та свого бізнесу:

• Насамперед дізнайтесь у Вікіпедії, що таке управління інформацією.
• Видаліть зайві файли зі свого смартфону, планшету, жорсткого та хмарного дисків.
• Проведіть ґрунтовне юридичне дослідження, щоб перевірити готовність вашого підприємства до судових процесів.
• Якщо вас ще бентежать деякі питанні в управлінні інформацією, дізнайтеся, які компанії пропонують програмне забезпечення, що найбільше підходить для управління інформацією у вашій організації.

Коли будемо відзначати Всесвітній день управління інформацією?