Тайм-менеджмент: 10 найкращих стратегій

Словосполучення “тайм-менеджмент” не можна розуміти буквально, це не найкраща назва для процесу для якого дали таку назву. Йдеться не про управління часом як таким, а про те, як ви організовуєте події у своєму житті з урахуванням того часу, який у вас є. Щодня у вас є однакові 24 години, 1 440 хвилин або 86 400 секунд. Те, як ви витрачаєте цей час, залежить від вас, а також від вашої здатності до самоаналізу, планування, оцінки та самодисципліни. Час, як і гроші, є цінним і обмеженим ресурсом, тому важливо його ретельно оберігати, витрачати з розумом і вдумливо розподіляти.

Уявіть собі людей, які метушаться навколо величезного годинника. Ті, хто навчився ефективному тайм-менеджменту, часто відчувають:

• Вищу продуктивність
• Більше енергії для виконання своїх завдань
• Менше стресу
• Додатковий вільний час для своїх інтересів
• Виконання більшої кількості завдань
• Кращі стосунки з іншими
• Підвищення самооцінки

Ключ до пошуку методу тайм-менеджменту, який підходить саме вам, лежить у розумінні вашої особистості, вашої здатності мотивувати себе і того, наскільки ви дисципліновані. Спробувавши деякі або всі з наступних десяти стратегій, ви зможете краще керувати своїм часом.

1. Дослідіть витрати свого часу

Ведення хронометражу може допомогти вам зрозуміти, як саме ви витрачаєте свій час. Спробуйте записувати те, що ви робите, з інтервалом у 15 хвилин протягом тижня або двох. Згодом подивіться, що ви знайдете:

• Чи змогли ви виконати все, що планували?
• Які види діяльності забрали найбільше часу?
• Коли протягом дня ви найбільш продуктивні?
• Де ви проводите найбільше часу (робота, сім’я, особистий час, дозвілля)?

Розуміння того, куди йде ваш час, особливо визначення завдань, які поглинають найбільше часу, та оцінка того, чи витрачається час на ваші пріоритети, може допомогти вам приймати кращі рішення щодо того, як його використовувати. Знання того, скільки часу займають ваші звичайні завдання, також допоможе вам ефективніше планувати і оцінювати, скільки часу у вас залишилося на інші справи.

2. Визначте пріоритети

Ефективно керувати своїм часом означає знати різницю між тим, що є важливим і що є терміновим. Часто буває так, що завдання, які мають найбільше значення, не є тими, що вимагають негайної уваги. Однак, зазвичай ми зосереджуємося на нагальних завданнях. Стівен Кові та Меррілл розробили матрицю тайм-менеджменту, яка допомагає розподілити завдання на чотири квадранти за ступенем терміновості та важливості. Вони радять, що в той час як ви повинні вирішувати завдання, які є терміновими і важливими, негайно, ви повинні намагатися витрачати менше часу на завдання, які є терміновими, але не важливими. Такий підхід звільняє більше часу для важливих, але не термінових завдань, допомагаючи вам контролювати свій час і запобігаючи перетворенню важливих завдань на термінові.

Ось проста таблиця, яка ілюструє цю концепцію:

	Термінові	Не термінові
Важливі	Виконуйте ці завдання якомога швидше. Приклади: – Подати заявку на роботу до 17:00. – Забрати хвору дитину зі школи – Викликати сантехніка, щоб полагодити протікання в туалеті	Відкладіть ці завдання до завершення всіх термінових і важливих справ. Приклади: – Запланувати візит до стоматолога – Відповісти на імейл колеги щодо майбутньої події – Запланувати сімейну зустріч
Не важливо	Делегуйте ці завдання відповідним людям, які можуть їх виконати. Приклади: – Допомогти синові з домашнім завданням – Вирвати бур’яни з клумби – Приготувати вечерю для сім’ї	Видаліть ці завдання – вони часто є марною тратою часу. Приклади: – Відповідати на коментарі в соціальних мережах – Онлайн-шопінг – Закінчити перегляд телепередачі

Створення списку справ – це простий спосіб визначити пріоритетність завдань. Залежно від вашого способу життя, вам може знадобитися:

• щоденний
• щотижневий
• або щомісячний список.

Важливо зосередитися на тому, щоб вносити до нього завдання, які можна виконати, а не всеосяжні цілі чи проєкти з багатьма етапами. Цілі і проєкти для успішної реалізації потребують деталізації у плануванні їх виконання, з розбивкою на конкретні завдання.

Організуйте свій список справ за пріоритетами, що можна зробити, згрупувавши завдання за такими категоріями, як

• високий
• середній
• або низький пріоритет, пронумерувавши їх або використавши систему кольорового кодування.

Пам’ятайте, що мета полягає не в тому, щоб поставити галочку напроти більшості завдань, а в тому, щоб виконати ті з них, які мають найвищий пріоритет. Добре розставлені пріоритети у списку справ також допомагають вам встановити межі, дозволяючи відмовитися від завдань, які, хоч і є потенційно цікавими або корисними, але не відповідають вашим головним пріоритетам.

Використовуйте інструмент планування

Щоб підвищити продуктивність, експерти з тайм-менеджменту радять включити у свій розпорядок дня особистий інструмент планування. Ці інструменти можуть варіюватися від планувальників, календарів, додатків на телефоні, настінних діаграм, індексних карток, кишенькових щоденників до простих блокнотів. Запис ваших завдань, розкладів і нагадувань може значно розвантажити ваш розум, дозволяючи зосередитися на тому, що важливо. Для тих, хто навчається на слух, ефективніше буде проговорювати свої плани і завдання вголос або записувати їх. Мета полягає в тому, щоб знайти той інструмент планування, який резонує з вами, і послідовно його використовувати.

Ось кілька порад щодо ефективного використання інструментів планування:

• Прямий запис: Завжди вводьте інформацію безпосередньо у вибраний вами інструмент. Робити нотатки деінде, щоб перенести їх пізніше, не тільки неефективно, але й забирає багато часу.
• Щоденний перегляд: Візьміть за звичку перевіряти свій інструмент планування щодня.
• Список пріоритетів: Зберігайте список своїх головних пріоритетів у цьому інструменті та регулярно переглядайте його, щоб залишатися сфокусованим.
• Синхронізація: Якщо ви використовуєте кілька інструментів планування, переконайтеся, що вони синхронізовані. Ваш телефон, комп’ютер і будь-які паперові інструменти повинні мати однакову інформацію.
• Система резервного копіювання: Розумно мати резервну копію на випадок, якщо ваш основний інструмент планування недоступний.

Види застосунків для планування

• Тайм-трекери: Ці програми допомагають зрозуміти, як ви витрачаєте свій час, пропонуючи інформацію про ваші щоденні звички.
• Заощаджувачі часу: Спрямовані на підвищення продуктивності та боротьбу зі звичками, які марнують ваш час.
• Менеджери завдань: Ці програми допоможуть вам розставити пріоритети та впорядкувати завдання, щоб легше керувати своїм часом.
• Розвивалки звичок: Розроблені, щоб допомогти вам сформувати корисні звички, які підтримують ефективний тайм-менеджмент.

Правильно підібраний інструмент та його ефективне використання може суттєво вплинути на те, наскільки добре ви керуєте своїм часом і продуктивністю.

4. Організуйте простір

Неорганізованість – головна перешкода на шляху до ефективного управління своїм часом. Дослідження показали, що безлад негативно впливає на ваше самопочуття. Щоб контролювати свій час, дуже важливо організувати свій простір.¹

Почніть з трьох коробок (або виділіть три зони в кімнаті) і позначте їх: “Зберігати”, “Віддати” і “Викинути” Переберіть свої речі і розсортуйте їх за цими категоріями. Позбудьтеся речей зі скриньки “Викинути”. Речі зі скриньки “Віддати” можна продати, пожертвувати або іншим чином прибрати з вашого простору.

Після того, як ви розібралися з фізичним безладом, настав час організувати роботу з інформацією, наприклад, з електронною поштою, яка може швидко зайняти весь ваш день, якщо не керувати нею належним чином. Щоб запобігти цьому, створіть систему організації електронної пошти. Це може включати створення різних папок, використання прапорців або системи кольорового кодування, яка допоможе вам швидко ідентифікувати та опрацювати кожен електронний лист. Цей крок може заощадити вам значну кількість часу і зменшити стрес, пов’язаний із захаращеністю поштової скриньки.

5. Складіть розклад дня

Планування – це лише складова частина щоденного розкладу дня. Планування виходить за рамки простого запису зустрічей та зустрічей. Важливо також знаходити час для занять, які вам подобаються. Знання себе – ключ до ефективного планування. Проаналізувавши свій часовий журнал, ви зможете точно визначити, коли ви найбільш продуктивні та енергійні. Сплануйте виконання найскладніших завдань у ці пікові моменти. Почніть з того, що виділіть час для своїх головних пріоритетів і переконайтеся, що цей час не буде перерваний.

Для менших завдань, таких як написання електронних листів, складання списків покупок, читання або участь у вебінарах і подкастах, подумайте про те, щоб вписати їх у такі періоди, як довгі поїздки на роботу або очікування дзвінка чи зустрічі. Ця стратегія допоможе вам максимально ефективно використати час, який інакше можна було б вважати “втраченим”. Намагайтеся уникати дій, які не приносять користі, таких як ігри або нескінченне гортання соціальних мереж.

Також розумно не заповнювати свій графік занадто щільно. Прагніть заповнювати запланованими завданнями лише три чверті свого дня. Такий підхід залишає місце для творчості та спонтанності, залишаючи час для планування, мрій та роздумів. Такий баланс може призвести до більш повноцінного та продуктивного використання вашого часу.

6. Делегування та допомога інших

Делегування – це передача завдання комусь іншому, що, в свою чергу, звільняє ваш власний час для діяльності, яка конкретно потребує вашої експертизи. Щоб делегувати ефективно, спочатку визначте, які завдання можуть виконати інші. Потім оберіть правильну людину для цієї роботи – того, хто має необхідні навички, досвід, зацікавленість і повноваження, щоб добре виконати завдання. Коли ви делегуєте повноваження, чітко визначте, що передбачає завдання і які ваші очікування, але також дайте людині певну свободу дій, щоб вона могла виконати завдання самостійно. Періодично перевіряйте, як вони справляються, пропонуючи допомогу, якщо це необхідно, але не піддавайтеся бажанню взяти все під свій контроль. Не забувайте визнавати їхню важку роботу або надавати конструктивний зворотній зв’язок, якщо це доречно.

Ще один спосіб полегшити своє навантаження – “купити” час за допомогою послуг, які заощадять ваші зусилля. Це може означати, що ви наймаєте когось для виконання домашніх обов’язків, таких як косіння газону чи прибирання будинку, або приєднуєтеся до автомобільного пулу, щоб ефективніше організовувати позашкільні заходи ваших дітей. Часто час, який ви заощаджуєте, оплачуючи ці послуги, коштує більше, ніж їхня вартість, дозволяючи вам зосередитися на інших важливих завданнях або насолодитися заслуженим дозвіллям.

8. Уникайте поглиначів часу

Уникайте поглиначів часу та боріться з марнотратством часу, це може звільнити значну частину вашого дня. Ось кілька практичних стратегій, які допоможуть боротися з поширеними відволікаючими факторами:

Кишенькові пристрої

• Використовуйте функції перетворення голосу в текст для написання електронних листів або нотаток на ходу.
• Зведіть до мінімуму світські розмови і зосередьтеся на завданні.
• Виконуйте необхідні дії одразу після дзвінка.
• Обмежте час перебування на екрані та слідкуйте за своїм цифровим здоров’ям (див. Стратегію 10).
• Плануйте регулярні перерви, щоб відірватися від своїх пристроїв.

Електронна пошта

• Виділіть певний час для перевірки електронної пошти та відповідей на неї, щоб уникнути завалів.
• Вимкніть сповіщення про електронну пошту, щоб зменшити відволікання.
• Намагайтеся обробляти електронні листи за один раз, якщо це можливо.
• Негайно видаляйте непотрібні листи або відписуйтесь від них.
• Тримайте свою адресну книгу охайною та відсортованою.
• Використовуйте ярлики для ефективної роботи з електронною поштою.

Неочікувані відвідувачі

• Виділяйте конкретний час для особистих зустрічей.
• Ввічливо повідомляйте про свої часові обмеження та пропонуйте перенести зустріч, якщо це необхідно.
• Домовтеся про встановлену тривалість візиту.
• Проводьте постійні зустрічі, щоб заохочувати лаконічність, коли хтось несподівано завітав до вас.

Особисті та віртуальні зустрічі

• Заздалегідь чітко визначте мету зустрічі.
• Приходьте завчасно.
• Переконайтеся, що зустрічі починаються і закінчуються за розкладом.
• Підготуйте порядок денний і дотримуйтесь його.
• Плануйте зустрічі лише з чіткою, необхідною метою.
• Використовуйте засоби запису або доручіть комусь робити нотатки.

Сімейні обов’язки

• Використовуйте та синхронізуйте віртуальні календарі для безперешкодного обміну інформацією між членами сім’ї.
• Заохочуйте всіх перевіряти головний календар на наявність конфліктів у розкладі.
• Визначте центральне місце або виберіть додаток для сімейних комунікацій, включаючи нагадування про зустрічі та важливі оголошення.

Впровадження цих стратегій може значно скоротити час, що витрачається на відволікання, і дозволить вам більше зосередитися на продуктивній діяльності.

9. Обирайте однозадачність

Уникайте багатозадачності. Дослідження показали, що багатозадачність не економить час, як часто думають. Насправді, це може коштувати вам часу. Коли ви переключаєтеся між завданнями, ви не просто втрачаєте час, необхідний для перемикання, ви також втрачаєте продуктивність.((https://doi.org/10.1037/0096-1523.27.4.763))

Регулярна багатозадачність може навіть ускладнити концентрацію та утримання уваги на чомусь одному. Щоб боротися з цим, намагайтеся працювати лише над одним завданням за раз. Зробіть свій робочий простір зоною, вільною від відволікаючих факторів: вимкніть сповіщення на своїх пристроях і виділіть певний час для виконання різних завдань. Такий сфокусований підхід може призвести до більш ефективної роботи та більшого відчуття завершеності.

Однозадачність – забезпечує ефективність роботи, продуктивність та передбачуваність в організації часу.

10. Дбайте про здоровʼя

Турбота про себе – важлива інвестиція часу. Виділення часу на відпочинок або просто нічогонероблення може омолодити вас як фізично, так і розумово, що дозволить легше і швидше виконувати завдання. Моніторинг часу, проведеного за екраном, також є життєво важливим для підтримки цифрового добробуту та встановлення здорових меж. Згідно з дослідженням Google, 80% учасників, які активно працювали над покращенням свого цифрового здоров’я, побачили позитивний вплив на загальний стан свого здоров’я.

Щоб покращити своє цифрове здоров’я, подумайте про встановлення часових обмежень на використання пристроїв або використання функцій цифрового оздоровлення, доступних на більшості смартфонів і планшетів. Такі інструменти, як фільтри синього світла та режим відтінків сірого, також можуть сприяти кращому цифровому середовищу. Встановлення звички вимикати всі цифрові пристрої перед сном може допомогти вашому розуму розслабитися і покращити якість сну.

Надмірне перебування перед екраном і поганий тайм-менеджмент можуть призвести до втоми, дратівливості та більшої ймовірності захворіти. Щоб боротися зі стресом і підтримувати здоровий спосіб життя, знаходьте час, щоб відсвяткувати свої перемоги в тайм-менеджменті. Визнання завершення важливих завдань або подолання труднощів перед тим, як перейти до наступного пункту у вашому списку, може підвищити ваш моральний дух і загальний стан здоров’я.

Добірка найкращих книг з тайм-менеджменту

• «Можливо все» Джон Вон Ейкен
• «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен
• «Жорсткий тайм-менеджмент. Візьміть своє життя під контроль» Ден Кеннеді
• «Вийди із зони комфорту. 21 метод підвищення особистої ефективності» Брайан Трейсі
• «Мені ніколи! У пошуках вільного часу в епоху загального цейтноту» Бріджід Шульте
• «Максимальна концентрація. Як зберегти ефективність в епоху кліпового мислення» Люсі Джо Палладіно
• «Міф про багатозадачності: до чого приводить прагнення встигати все» Дейв Креншоу
• «18 хвилин. Як підвищити концентрацію, перестати відволікатися і зробити дійсно важливі справи» Пітер Брегман
• «Працюй менше, встигай більше» Керрі Глінсон
• «Муза і чудовисько. Як організувати творчу працю» Яна Франк
• «Не роби це» Дональд Рос
• «Тайм-менеджмент по помідору» Штаффан Ньотеберг
• «Мистецтво встигати» Алан Лакейн
• «Повний порядок. Потижневий план боротьби з хаосом на роботі, вдома і в голові» Реджина Лідс
• «Головна увага головним речам» Стівен Кові
• «Сім навичок високоефективних людей» Стівен Кові
• «Магія тайм-менеджменту. Як все встигати і жити в своє задоволення» Лі Кокерелл
• «З’їжте жабу! 21 спосіб навчитися встигати» Брайан Трейсі

Незалежно від того, яку стратегію тайм-менеджменту ви вирішите застосувати, дуже важливо періодично оцінювати її ефективність у вашому житті. Поставте собі кілька ключових запитань:

• Чи є баланс між вашим професійним та особистим життям?
• Чи успішно ви виконуєте завдання, які мають для вас найбільшу цінність?
• Чи достатньо часу ви приділяєте власному добробуту?

Якщо ви відповіли “ні” на будь-яке з цих запитань, можливо, настав час переглянути свій підхід до управління часом і дослідити альтернативні методи, які могли б принести вам більше користі.

5 способів звільнити більше часу

📖 За книгою «Маленька книга люке. Секрети найщасливіших людей світу» Мік Вікінг:

1. Готуйте із запасом: Готуйте більше у вихідні, заморожуйте те, що лишилося, щоб швидко приготувати вечерю в будні.
2. Використовуйте залишки часу: Мається на увазі час, який щодня марнуєте на очікування. Ці хвилини можна виратити на виичення чи повторення слів мови, яку вивчаєте. Або в цей час відповідати на листи і повідомлення.
3. Два в одному: Замість того щоб обирати одне з двох, приміром спілкування чи фізичні вправи, ви можете їх комбінувати. Бігати чи кататися на велосипеді разом з товаришем.
4. Прив’яжіть себе до щогли: Головний герой «Одіссеї» попросив прив’язати себе до щогли, щоб не піддатися поклику сирен. Нині нам необхідно знайти щось таке, що допоможе уникати крадіїв часу, таких як соцмережі.
5. Застосовуйте Закон Паркінсона: Людина ефективніша тоді, коли в неї менше часу. 

Закон Паркінсона

Людина ефективніша тоді, коли в неї менше часу.

«Маленька книга люке. Секрети найщасливіших людей світу» Мік Вікінг

Якщо друзі чи родичі вам зателефонують і скажуть вам, що зайдуть у гості за 15 хвилин, то ви, без сумніву, дуже швидко приберете свій дім, помиєте й і поставите речі на місця. І зробите це суперефективно. Найспритніші ще й встигнуть щось до столу підготувати.

Сіріл Норткот Паркінсон, британський історик і письменник, зазначав: «Обсяг робити розтягується такою мірою, щоб повністю заповнити час, виділений на її виконання». Якщо подивитися на це під іншим кутом, то нам необхідно чітко планувати, коли ми почнемо роботу, і не менш чітко — коли її закінчимо.

Ось така суперздібність – користуйтеся!

Метод помідора

«Метод помідора» — дуже простий, доступний і потужний спосіб підвищити вашу продуктивність.

Це техніка управління часом, запропонована ще у кінці 1980-х Франческо Чирилло. Методика передбачає збільшення ефективності роботи при менших тимчасових витратах за рахунок глибокої концентрації і коротких перерв.

«Тайм-менеджмент по помідору» (Штаффан Ньотеберг) — гарна книга, щоб оптимізувати свій робочий день і припинити відкладати важливі справи на потім. 

Метод помідора навчає:

• концентруватися
• виконувати по одній справі за раз
• не перериватись і не відволікатись.

Вам згодиться лише звичайний кухонний таймер — наприклад, у вигляді помідора. 

Як користуватись методом помідора:

• розділіть день на проміжки по 25 хв
• робіть в цей час лише одну справу 
• наступні 5 хвилин відпочівайте і переключайтесь на наступну. 

Найцікавіше у кінці дня: ви побачите, як багато зробили. Похваліть себе!

Зробили багато – не тому, що працювали більше. А тому, що навчилися не витрачати час даремно. Користуйтеся “помідором”!

Ефективний тайм-менеджмент може значно підвищити ваше відчуття щастя і досягнень, як в особистому житті, так і на роботі. Йдеться про те, щоб переконатися, що ви зосереджуєтеся на правильних речах, які відповідають вашим цілям і цінностям, що призведе до більш повноцінного сьогодення і змін на краще.

Поширені питання та відповіді

За матеріалами extension.uga.edu

Перевірено редакцією DAY TODAY

1. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2016.03.003 [↩]